نموذج كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية 1444، قبل الحديث عن الأهمية التي يستحوذ عليها الخطاب الرسمي لابد من توضيح المفهوم الأساسي له كونه من ضمن الرسائل أو الجوابات التي يتم ارسالها لشخص معين أو جهة معينة، وهذه الرسائل تحمل في مضمونها الكثير من الأمور المتعلقة بموضوع معين، ويتم استخدامها بشكل أساسي من أجل تسليط الضوء على نقطة محددة أو محاور معينة متعلقة بقضية، ومن منطلق الحديث حول الخطاب نتبين نموذج كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية 1444.
كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
من المهم جداً على الإنسان معرفة الآلية التي يتم من خلالها كتابة التقارير والخطابات والرسائل والكثير من الأمور المتعلقة والمرتبطة بشكل أساسي بفنون الكتابة، وهذا الأمر يأتي وليد أهميتها الكبيرة جداً في شتى محاور الحياة، كما لا يمكن الاستغناء عنها أبداً، ويحتاجها الجميع بشكل كبير، وبالتحديد الخطابات الرسمية، حيث يحتاج الكثير من الأشخاص تقديم هذه الخطابات لجهات حكومية، وهذا تبعاً للحصول على خدمة معينة يحتاجون لها، ومن منطلق هذا الحديث لابد من معرفة كيفية كتابة الخطاب الرسمي المُوجهة للجهات الحكومية:
- أولاً البدء بالسلام، حيث يجب أن يقول كاتب الخطاب “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- بعد بدء الخطاب بالسلام يجب كتابة اسم الشخص الذي يتم توجيه الخطاب له.
- كما يجب البدء بصفة هذا الشخص.
- بعد البدء بصفة الشخص الذي يتم توجيه الخطاب له تُكتب التحية بحيث نكتب “تحية طيبة وبعد”.
- ثم نكتب مضمون الخطاب، وكل المحاور المتعلقة به والموضوع الذي يتناوله.
- لابد من مراعاة متن الخطاب بشكل جيد، وهذه المراعاة تتمحور في دقة الخطاب والسبب من ارساله.
- كذلك يجب تقسيم المتن لمجموعة من النقاط.
- في النهاية يتم كتابة التحية واسفل التحية يتم كتابة “مرسلة لسيادتكم”.
- لابد من مراعاة الختم والتوقيعات.
شاهد أيضاً: نموذج طلب استقالة من العمل باللغة العربية جاهز
ما هي أنواع الخطابات الرسمية
يعد الخطاب الرسمي من ضمن الوسائل المثلى التي يتم من خلالها التعامل مع المؤسسات الحكومية بشكل رسمي، كما يمكن اعتبار الخطاب الرسمي من ضمن الوثائق الرسمية التي يمكن الرجوع لها والاعتماد عليها بشكل كبير في مناحي كثيرة، وله دور فعال في توضيح الكثير من الأمور وتسليط الضوء عليها، ومن ضمن أهم أنواع الخطابات الرسمية ما يلي:
الخطابات الرسمية التجارية
- أهدافه/
- يتم استخدامه لإجراء الكثير من التعاملات التجارية مثل الاعلانات التجارية.
- عناصره/
- الترويسة، اسم الشركة، ونوع النشاط التجاري، والموقع، ورقم السجل التجاري، والبريد الإلكتروني، والصندوق البريدي، وشعار الشركة، ورقم السجل التجاري.
الخطاب الإداري الرسمي
- أهدافه/
- يرتبط هذا الخطاب بشكل أساسي بالأحوال الوظيفية داخل العمل والمؤسسات والشركات.
- عناصره/
- يتضمن بشكل اساسي على المعروضات، أو التعليمات العامة، والقرارات الإدارية، والعديد من الأمور الأخرى.
شاهد أيضاً: نموذج دراسة حالة طالب جاهزة
خطوات كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
تتعدد الأجزاء التي يجب تضمين الخطاب الرسمي الموجه للجهات الحكومية بمجموعة من الأجزاء وهذه الأجزاء مهمة بشكل كبير ويجب تضمينها في الخطاب لكي يكون الخطاب مستوفياً كل ما يجب عليه استيفائه، ويكون أيضاً شاملاً ومتكاملاً، ومن ضمن أهم المضامين التي يجب توافرها في الخطاب الرسمي الموجه للجهات الحكومية كلاً مما يلي:
الترويسة
- تتضمن هذه الترويسة على عنوان الشخص المتقدم بالخطاب “مرسل الخطاب”.
- كما يجب مراعاة الترتيب في سرد عنوان المتقدم بالخطاب بحيث يتم البدء باسم الشارع ثم اسم المدينة ثم الرمز البريدي.
- كذلك يجب كتابة التاريخ الخاص بتحرير الخطاب “يوم، شهر، سنة”.
العنوان الداخلي
- يتم في نموذج الخطاب الرسمي كتابة عنوان المرسل اليه.
- لابد من مراعاة ترك مسافة بين الترويسة والعنوان الداخلي.
- كما يتم تضمين العنوان الداخلي لاسم الجهة الموجه لها الخطاب.
التحية
- تعتبر التحية من ضمن الأساسيات التي يتضمن عليها الخطاب الرسمي.
- كذلك يتم تدوين هذه التحية بعد العنوان الداخلي بسطرين.
- مثال/ كتابة “السيد المدير، تحية طيبة وبعد…،”.
محتوى الخطاب الرسمي
- يتضمن محتوى الخطاب الرسمي على مجموعة من الأساسيات ومن أهمها الهدف الذي يتم كتابة الخطاب الرسمي تبعاً له.
- كذلك يكتب هذا المحتوى بعد التحية بسطرين.
- يجب أن يكون المحتوى الخاص بالخطاب الرسمي مكتوب بطريقة بسيطة جداً.
- لابد من ابراز الأفكار الخاصة بالخطاب وموضوعه وتوضيح هذه الأفكار بشكل سلس.
- كذلك يُكتب الخطاب الرسمي بطريقة مقنعة.
الخاتمة
- يجب تضمين الخاتمة للكلمة المفتاحية.
- من ضمن الجمل التي يمكن أن تكون مضافة للخاتمة الخاصة بالخطاب: “ولكم وافر الاحترام والتقدير” أو “ولكم منا جزيل الشكر”.
التوقيع أو الختم
- يتضمن الخطاب الرسمي في النهاية على التوقيع الخاص بالمرسل للخطاب.
- يتم توضيح الأختام الرسمية بعد الخاتمة بثلاث أسطر.
التاريخ
- يتم كتابة تاريخ في الخطاب الرسمي.
- كذلك يكتب التاريخ بشكل مفصل مثل: “اليوم، الشهر، السنة”.
شاهد أيضاً: أفضل نموذج كتابة تقرير احترافي بالخطوات
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
يجب على الخطاب الرسمي أن يكون مكتوباً وفقاً لمجموعة من المعايير والاساسيات التي لابد من مراعاتها بشكل كامل، وهذا لأن الخطاب الرسمي مُوجه للجهات الحكومية، ويختلف بشكل كبير عن الخطاب الغير رسمي من حيث مضامينه والنقاط الأساسية التي يمضي عليها، كما أن هناك الكثير من الجوانب التي يجب التدقيق عليها في الخطاب الرسمي وتجنبها وعدم تضمين الخطاب لها أبداً، ومن منطلق الحديث حول الأساسيات التي يتوجب على الشخص الذي يكتب الخطاب الرسمي مراعاتها نسردها فيما يلي:
النقاط الواجب مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي لجهة حكومية
- محتوى الخطاب الرسمي يجب أن يكون خالياً من الأشكال والرسومات.
- كذلك يجب كتابة الخطاب الرسمي من خلال برنامج مايكروسوفت وورد وضبط الخط على رقم 16.
- كما يتوجب أن يكون نمط الخط Arial.
- اذا كان الخطاب الرسمي مقدم بالطريقة اليدوية يجب عدم استخدام الأقلام الجافة كما يحذر استخدام القلم الأسود.
- يجب أن تكون المسافة بين النقطة والنقطة الأخرى التي تتبعها مُقدرة بنصف سطر أو سطر كامل.
- يتم بدء كتابة الخطاب الرسمي من منتصف الصفحة.
- كما يتم مراعاة الابتعاد التام عن دمج الاطارات في برنامج ورد.
- يبدأ الخطاب بقول “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- ينتهي الخطاب بجمل الشكر، مثل: “ولكم منا جزيل الشكر والتقدير”.
- لابد من ختم الخطاب بإضافة التوقيع والتاريخ.
شاهد أيضاً: نموذج خطاب تقديم وظيفة جاهز
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية جاهز
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
- تحريرًا في يوم/ ــــــــــــــــــ
- بعد التحية الطيبة
- إلى السيد/ ــــــــــــ رئيس مصلحة/ ـــــــــــــــــــ
- أتقدم بالشكر والعرفان دوركم الرائد في إدارة المصلحة بنجاح، وأحيطكم علمًا بأنه هناك عدد من النقاط الهامة التي قد وردت إلينا بخصوص مصلحة (ــــــــ)، وهي تشمل: ـــــــــــــ، ونرجو من سيادتكم الاهتمام بها وأخذها في الاعتبار من أجل مواصلة حرصكم على تحقيق الصالح العام دائمًا وأبدًا.
- وتفضلوا بقبول خالص التقدير والامتنان
- مُقدمه لسيادتكم/ ـــــــــــ
- الموظف في/ـــــــــــــــــ
- أرقام التواصل/ــــــــــــــ
- التوقيع/ـــــــــــــــــ
نموذج خطاب رسمي لشركة
تمضي الخطابات الرسمية من أجل تحقيق الكثير من الأهداف، وهذه الأهداف تتمثل في كون هذه الخطابات حلقة الوصل بين الأشخاص والهيئات أو المؤسسات، حيث يعد الخطاب الرسمي من ضمن أهم الوسائل الخاصة بالتواصل مع هذه الجهات، ويمكن من خلاله ايصال الكثير من المعلومات وطلب جملة من الخدمات، وفي هذا السياق نرفق نموذج خطاب رسمي لشركة:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
إلى السيد /
تحية طيبة وبعد….
كتابة محتوى الخطاب الرسمي.
ولكم جزيل الشكر والتقدير.
مرسلة لسيادتكم …
وضع التوقيع أو الختم في الأسفل.
التاريخ كامل باليوم والشهر والعام.
نموذج خطاب رسمي للبنك
من المعروف أن الخطاب الرسمي له دوره الفعال والكبير فيما يتعلق بالمستوى الوظيفي الخاص بالموظفين، كما تساهم هذه الخطابات في تقريب الكثير من المسافات وبالتحديد مع الشركات والمؤسسات، ولها دور فعال في توفير الكثير من الوقت والجهد، وتختصر الكثير من الجهود المستنزفة في سبيل الحصول على الكثير من الخدمات، ومن منطلق الحديث حول الخطابات الرسمية وأهميتها نسرد فيما يلي نموذج خطاب رسمي للبنك:
السادة الكرام في بنك / ……….
بعد التحية،،،
نحيط علم سيادتكم بأن السيد / ………. الذي يحمل الجنسية / ………. والمقيم في / ………. برقم قومي / ……….
يعمل لدينا وتحت إشرافنا، وهو يرغب في فتح حساب لدى سيادتكم وقد تم أخذ كافة الإجراءات اللازمة لذلك ولا مانع لدينا.
ولكم منا وافر الشكر والتقدير.
المدير العام / ………..
نموذج خطاب رسمي للمدير
تتعدد الخطابات الجاهزة والمميزة، وهذه الخطابات يأتي تميزها تبعاً لما تشتمل عليه من عناصر أساسية والكثير من الأمور التي تم مراعاتها بشكل اساسي عند كتابة الخطاب، ومن ضمن أهم الخطابات الرسمية الخطاب الذي يتم توجيهه للمدير، وهذا الخطاب يتم كتابته بالشكل التالي:
صيغة خطاب رسمي لوزير الداخلية
يساهم الخطاب الرسمي مساهمة فعالة جداً في تعزيز عملية الاتصال والتواصل مع مجموعة من الجهات المهمة، حيث يمكن من خلال الخطاب الرسمي التطرق للكثير من المواضيع المهمة والتي تتسلط عليها الأضواء بشكل كبير، ومن ضمن الخطابات الرسمية المهمة الخطاب الذي يتم تقديمها لوزير الداخلية، والذي يتمتع بالكثير من التميز تبعاً لمراعاة الكثير من الأمور المهمة ويأتي هذا الخطاب بالشكل التالي:
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- أتقدم إلى سيادتكم بخطابي هذا وأملي في الله ثم سموكم الكريم للنظر في طلبي بعين العطف والكرم.
- حيث إن لدي (نقوم بكتابة سبب الخطاب سواء كانت مشكلة أو غيره).
- ثم نقول لم أجد أمامي بعد الله عز وجل سوى سيادتكم.
- ولذلك تقدمت بطلبي إلى سموكم الكريم وأملي أن يلقى رعاية.
- كما عرفنا عنكم بتقديم الخير لجميع المحتاجين وأتمنى أيضا من الله أن يحفظ سيادتكم ويرعاكم.
- اسم مقدم الطلب/ رقم البطاقة/ رقم الهاتف/.
نموذج خطاب رسمي جاهز word
هناك الكثير من السمات التي يجب للخطاب الرسمي أن يكون متسماً بها، وهذه السمات تتمحور حول الوضوح والدقة في أفكاره وألفاظه، كما يجب مراعاة المصداقية في المعلومات المذكورة في الخطاب، والبعد عن الألفاظ الأدبية والمحسانات الشعرية البديعية والصور والالتزام بالموضوعية، ومن المهم جداً الايجاز في المعنى بحيث يكون هذا المعنى غير مخل أبداً، ومن منطلق حاجة الكثير من الأشخاص لمجموعة من الخطابات الرسمية التي يمكنهم التعديل فيها والتي يمكن من توظيفها في الكثير من الأمور التي يحتاجون لها، نرفق فيما يلي نموذج خطاب رسمي جاهز وورد: