ثمة العديد من المهارات التي تسهم بدرجة كبيرة في تحقيق مزيد من النجاح والإزدهار على المستوى الوظيفي، من أبرزها مهارة التفويض في المجالات الوظيفية المختلفة، والتي سنتناولها بشيءٍ من التفصيل خلال السطور القادمة.
ماهي مهارة التفويض
حين تحقيق إزدهار وتطور أي مؤسسة تزداد بالضرورة المهمات والمشروعات تعقيدًا، بخلاف المسؤوليات الملقاة على كاهل أعضاء المؤسسة، والتي تصبح غير واضحة نسبيًّا، وأقل تحديدًا؛ وذلك لكثرتها، مما يؤدي إلى حدوث فوضى، وتصيب المؤسسة حالة من الركود، وتدخل في فترة من الضمور والإضمحلال إذا لم يتم وضع خطة إستراتيجية فعالة، واضحة المعالم، وإتخاذ التدابير اللازمة.
ما سبق هو ما يستدعي عملية التفويض، ويعزز من دورها المأمول؛ لأنها تمثل مفتاح أساسي يعمل على تعزيز الفاعلية والكفاءة، وكذلك فرض حالة من النظام، والقضاء على الفوضى داخل المؤسسة، إذ يقوم رجال الأعمال والرؤساء بتسليم بعض المهمات الخاصة بهم، والواقعة على أعتاقهم إلى أشخاص، أو أعضاء آخرين داخل المؤسسة؛ ليقوموا بإنجازها، وهو ما يطلق عليه عملية التفويض.
خطوات عملية التفويض
يتم تطبيق مهارة التفويض من خلال مجموعة من الخطوات المتكاملة، نوردها فيما يلي:
الخطوة الأولى:
يتم إجراء تحليل لتقسيم المهام التي تقبل التفويض، والمهام الأخرى واجبة التفويض بطبيعة الحال، يمكن أن تظل بعض المهام تحت التصرف التام لرجل الأعمال، ولكن أهمية هذه الخطوة تكمن في تحديد ما يمكن تفويضه، وما هو واجب التفويض.
الخطوة الثانية:
تتمثل هذه الخطوة في الإختيار المثالى للأشخاص، الذين يمكن الإعتماد عليهم في إتمام المهام التي تم تحديدها في الخطوة الأولى.
الخطوة الثالثة:
تتمثل هذه الخطوة في تحري الدقة الفائقة في تحديد المهمة، حيث يجب أن تتصف المهمة بالوضوح، ولا يمكن تحقيق الهدف المرغوب في حال إذا كانت المهمة مشوشة، وغير واضحة.
الخطوة الرابعة:
تتمثل هذه الخطوة من مهارة التفويض في تفويض المهمة إلى الشخص المسئول عنها، والذي تم اختياره، وتحديده على أسس معينة في الخطوة الثانية.
الخطوة الخامسة:
تعتمد هذه الخطوة على دور المتحكم في العمل، حيث يقع على عاتقه تشجيع المندوبين، وتوفير جميع احتياجاتهم، وتهيئة الجو العام للعمل، وتقديم الدعم الكافي لهم.
الخطوة السادسة:
تتمثل هذه الخطوة في تقييم العملية بأكملها، من البداية حتى النهاية، والنظر إذا كانت الأهداف التي تم وضعها في بداية تحديد المهمات تم تحقيقها أم لا، وتكون هذه مسئولية صاحب العمل، أو المتحكم فيه.
ما سبق من الخطوات الست لا بد أن تكون متكاملة، من أجل تحقيق عملية التفويض على أكمل وجه.
قد يروق إليك: مهارة اتخاذ القرار.. كيفية اتخاذ القرار وهزيمة التردد!
الأسس التي يتم على أساسها اختيار المفوض إليهم
ثمة مجموعة من الشروط والمعايير التي يجب أن تتوفر في الأشخاص؛ ليتم منحهم فرصة تطبيق مهارة التفويض لإنجاز الأعمال الموكلة إليهم، وهي:
- الإدراك التام لما هو مرغوب في الحصول عليه.
- التمتع بصلاحيات تمكن من إنجاز المهمة الموكلة.
- أن تكون المهمة في مجال العمل؛ لإستيفاء الدراية الواعية بكيفية إتمام الأمور على النحو السليم.
- منح الثقة اللازمة، والتي تمكن من إتمام العمل على أكمل وجه، وتحقيق الهدف المنشود من المهمة.
قد يروق إليك: ما هي المهارات الشخصية و أهم 6 مهارات تحتاج لها
فوائد تطبيق مهارة التفويض عمليًّا
لعملية التفويض العديد من الفوائد، نورد أبرزها فيما يلي:
إستغلال الوقت:
عندما يقوم مدير الشركة بتفويض بعض الأعمال الخاصة به إلى بعض العاملين لديه، فإنه بذلك يوفر على نفسه الوقت الذى كان سيقضيه في إتمام هذه الأعمال، ويستغله في إتمام مهام أخرى أكثر أهمية ونفعًا.
زيادة الإنتاج:
عند تفويض رجل الأعمال بعض المهام إلى أشخاص آخرين يعملون معه، فإنه يستطيع صرف إنتباهه، واستخدام جهده، وطاقته في مهام أخرى ذات أهمية أكبر، مما يؤدي إلى زيادة عجلة الإنتاج.
ترسيخ الثقة في نفوس العاملين:
عندما يقوم صاحب العمل بتفويض بعض المهام الخاصة به إلى العاملين لديه، فإنه يثبت بذلك ثقته العالية بهم، مما يؤدي إلى تحفيز العمال، ومحاولتهم لإثبات أنهم على ذلك القدر من الثقة، والتقدير من قبل رئيسهم.
زيادة مهارة العاملين:
عندما يقوم المدير بتفويض مهام جديدة للعمال، فإنه بذلك يقوم بكسر الروتين اليومي الممل لهم، ويجعلهم يخرجون أقصى ما لديهم من إمكانيات، ويكتشفون في أنفسهم مهارات جديدة.
الإستمتاع بالعمل والعدول عن الإستقالة:
نتيجة تفويض بعض المهام الخاصة بالرئيس إلى العمال، فإنهم يكتسبون مهارات جديدة، مما يؤدي إلى إنتشار حالة من الرضا عن النفس لدى العاملين، تزداد بإزدياد تطبيق مهارة التفويض بفاعلية.
تحفيز العاملين:
عندما يشعر العاملون بثقة المدراء بهم، ووجود فرصه حقيقة أمامهم لإثبات أنفسهم، فإن ذلك يزيد من الحافز لديهم، وبالتالي، يعطون أكثر وأقصي ما عندهم، مما يعود بالنفع على المؤسسة جمعاء.
منع الشعور بالتوتر:
عندما يقوم المدير بتفويض بعض المهام للعاملين، فإنه بذلك يزيح بعض الضغط من على عاتقه، ويتمكن من إنجاز قدر كبير من المهام في نفس الوقت، وبالتالي، قليلُا ما يشعر بالتوتر من كثرة العمل.
تحقيق التقدم المنشود:
ينتج عن عملية التفويض إنماء مهارات العاملين، والشعور بالرضا، والرغبة في إستغلال الفرصة، وإثبات الذات، وكذلك يتفرغ المدير لأداء مهام أخرى أكثر أهمية للشركة أو المؤسسة، مما يؤدي إلى تحقيق التقدم للمنظومة ككل.
بالتالي يمكن أستنتاج أنه عند إسناد مهام مختلفة للموظفين خارج حدود عملهم الروتيني اليومي، يعود ذلك بالنفع على صاحب العمل، وعلى الموظفين، والمؤسسة بصفة عامة، في علاقة إدارية بسيطة؛ لتبادل المنفعة العامة، ألا وهي عملية التفويض.
قد يروق إليك: عبارات مشجعة لفريق العمل
إلى هنا، تناولنا مهارة التفويض بشيءٍ من التفصيل، وتناولنا أهم النقاط التي تتعلق بها، من معايير، وفوائد، إلى غير ذلك.
شـاهد أيضا..